洪秀雄

在舊大學法及大學組織規章裡規定大學裡至少設四個組，分別是：採錄組、編目組、典藏組、閱覽組，而這就是目前絕大多數大學校院的圖書館組織結構，包括私立大學及一年前的本校。由原有的組織名稱看，顯然這是古老的、保守心態下的產物，因為它把圖書館定位為一種靜態的機關：先是採購（有些學校用「採訪」，比較有積極的意義），然後是編目，而後就典藏起來了。閱覽組是分開來的，表示書基本上是閉架式的，要閱覽就要借出來（不同的組所管轄）。其他重要功能，如期刊、諮詢、參考都不知如何安插進圖書館的組織功能之中，更遑論資訊時代的產物，如光碟、網路、多媒體資料…………。為了解決這些問題，各圖書館各顯神通，在羊頭狗肉的變通下把新興的項目（事實上，在這些項目中並不都是「新興」的，例如微縮影片就已有超過一個世紀的歷史了，參考諮詢的功能更是已超過幾百年了）納入服務之中。最常用的方式是，把所有原來沒有定位的功能全部一股腦兒歸入閱覽組，而人員編制仍然是給編目組瓜分掉絕大多數的人，閱覽組極少數的人要負責極多、新興的、發展快速、而且是與讀者需求最密切的項目。因此這些圖書館的重要功能在先天不足、後天失調的情況下，無法正常發展，讀者卻是最大的受害者。這是本校圖書館原來的狀況，也是絕大多數其他大學校院圖書館的現況。總之，原來的組織結構存在著許多盲點，它尤其無法滿足資訊化時代的需求。

我三年多前接館長職，有感於本校圖書館人員編制極為不足，當時編目速度又遠遠落後進書速度，圖書館各方面都頗為落後。為了使它在最短期間內振衰起敝，就必須使作業電腦化、自動化，並且使作業程序合理化、效率化 (還有服務要人性化，佈置要有親和力……等等，因不是本文的主題，就此略過) ，同時要大幅加強讀者面的服務。在開始幾個月裡，我和幾位主任密集開會討論 (其實也不算太密集，是每兩個星期開一個上午的會) 。還好，我們很幸運，幾位傳統圖書館學系畢業的主任都思想開放，因此我們在討論裡都會達到創意激盪的效果。各種改進的措施一一出爐 (太多了，無法一一列舉，例如改鋪地板、黃主任的自動化系統、館訊出刊……………等等) ，並付諸實現。但總還是有所滯礙，幾經思考後，我得到一個結論：組織不合理。現有組織總有些工作是會重復的，而另一些又落在死角，無人可照管。這種組織無法應付現在的需求，更遑論本來的需求。因此我們就大膽擬出一個全新的組織形式，將圖書館的組織編制分為六個組，以達成以下幾點目的：提升工作效率組別任務明確大幅增強讀者服務面的功能。

這個構想我們將之具體化為校務會議的提案，在八十一學年度第一次校務會議（八十一年十一月二十七日）提出審查，並且順利獲得通過，再一年後，人事室提報教育部，也順利獲得通過。我們並且決議搬至新館後正式實施。至今年四月一日屆滿一年，實施成效卓著，除了編目速度在今年三月起已完全趕上新書進館的速度，而且我們的服務項目大幅增加，都廣獲肯定。

我們不敢說所有的組織都是我們發明的，像期刊組政大那時剛剛成立，系統資訊組政大及成大也是剛剛成立，但從圖書館整體考量的組織分組安排，我們相信是全國第一。

我們的新分組沒有任何一組的名稱是和舊的一樣。這六個組的名稱分別是：採編組、典閱組、參考諮詢組、期刊組、資訊系統組、視聽資料組。

全新分組的理由部分反映在校務會議的提案之中，茲摘錄如下：

『一、增設資訊系統組：

本館圖書業務自動化將於81學年度開始執行，將來自動化系統之軟、硬體選購、設置、維護、開發及與圖書館業務之配合等問題，都需要專人來執行，故必須成立資訊系統組，由一位主任、一位館員及一位資訊專長之技術員組成（註）。

（資訊系統組設置計劃詳見附件一）

二、增設視聽資料組：

視聽資料為現代圖書館不可或缺的一部分，本校起步較慢，將於本學年度爭取經費逐步建立、擴充視聽設備及資料，並必須成立視聽資料組來處理這方面的業務。本組由一位主任、二位館員所組成（註）。（視聽資料組之設置計劃詳見附件二）

三、重組採錄、編目、期刊、典藏四組為採編、典閱、期刊、參考
服務四組：

圖書館原編有採錄、編目、閱覽、典藏等四組。但由於人員編制短絀，業務難以有效運作。最近業務開始電腦化，採錄與編目作業可以一貫化。再配合新書編目外包，採錄和編目二組可以合併。而原閱覽組業務涵蓋期刊、參考服務、光碟、微縮、科技網路等，過於龐雜。擬將參考諮詢獨立出來，以作好參考諮詢業務，並涵蓋使用率漸高之光碟與微縮資料。另外，原典藏組之主要業務為圖書之流通，與期刊閱覽性質相近，可以合併，而讓期刊組獨立出來，處理期刊之瑣碎但連貫的業務。因此，在有限的人力資源下，為提高工作效率及服務品質，重新編組並改進作業流程是最好的選擇。

四、增設資訊系統組、視聽資料組之計畫已編列在81 -83學年度中長程計畫書中。』

資訊系統組和視聽資料組因為是新成立的，我們還特別提出詳細的規劃藍圖，主要的原則性說明摘錄在本文的兩個附錄中，因為篇幅限制的緣故其他細節就不詳列了。這兩個組是因應圖書館自動化以及科技進步導致資料型態多樣化所必須的。資訊系統組的任務除了維持圖書館自動化系統正常運作外，還要支援圖書館各組運用資訊設備、規劃圖書館資訊發展的策略、導入先進資訊技術、管理資訊資源、對全校師生提供資訊服務、評估及維持現行運作的圖書館資訊系統，並改善現行系統或開發新系統等。而視聽資料室的主要任務則是提供多媒體資料（包括電腦多媒體資料）的服務，以及提供全校師生一自由開放的視聽學習空間、蒐集及整理視聽資料，提供教學，研究及學習之用、有效管理視聽資料及推廣視聽教育、提供視聽製作器材運用，及教學媒體製作之技術諮詢等。有了這兩組後我們才真正擁有穩定的能力應付新科技造成的衝擊。

採編組是合併原採錄及編目的功能，使作業平滑，減少資料在兩組間過渡時無法避免的間隙及重復所造成的人力及時間的浪費。因此採取專人針對同類圖書由採購到編目，再到書後處理的一貫作業。

完成的書籍即送交典閱組上架、流通。可是因為我們現在採用是完全的開架式管理，書架旁就是充裕的閱覽空間，圖書不必借出去，讀者在館內就可以直接享受閱讀的樂趣，這也是流通的另一種形式。因此閱覽應該由典閱組負責較恰當。

參考諮詢原本就應該是圖書館的最重要功能之一，何況像光碟資料庫、微縮影資料等在國內一向是由參考部門負責的。參考諮詢的工作應該涵蓋讀者任何可能的問題，參考諮詢的館員不是提供所有問題的答案，而是提供如何在圖書館中尋找答案的途徑或是提供更理想的諮詢部門的建議。這種工作有時是很費時、費事的，而且需要智慧與耐心，所以應該有專門的部門及館員來負責。這是參考諮詢組應該獨立成組的重要原因。

老式的大學研究並不被視為必須的，好像學校圖書館中只要有書就行了，所以才會有只有四個組的形式。事實上在現代的大學中，教師及研究生在學術研究上的活躍是學校發展的重要原動力，期刊的數量與使用頻率都或多或少可以反映學校研究風氣的盛衰。在一個研究風氣很盛或者要求很嚴的學校，讀者對期刊的需求是相當殷切的，甚至於可以用「迫不及待」來形容。可見期刊的業務是有相當的時效性及迫切性。何況期刊一方面有連續性、週期性，另一方面又兼具脫期、延誤、更名、合併、停刊..等等不規則性，單單追蹤、管理就是蠻複雜的事情，是需要有專業的人全心照應。因此單獨成立組也是有其必要性。

參考諮詢與期刊的功能無法正確而有效的反應在舊的組織分組之下，是需要做全盤性的檢討並且做必要的修正，不然勢將無法應付資訊爆炸時代的需求。我們有幸大家同心協力，發揮創意，勇敢的踏出第一步，做了這樣的全盤性的革新。在這樣的新組織下，我們相信最省人力，最有效率，而且深具前瞻性，可以應付廿一世紀的需求。

在新的分組之下，雖然人力沒有獲得擴充，但在有效率的運作下，圖書館的功能仍得以發揮至淋漓盡致。讀者獲益最大，因為加強的功能幾乎全部都在讀者服務面，例如參考諮詢服務、視聽資料服務、資訊系統服務在過去要不是沒有，就是極微。期刊組獨立後，工作明確單純，服務更見有效。採編及典閱的功能不但並沒有萎縮，而且由於效率的提高，而更見成效。例如本館的編目速度至今年三月以後已經完全趕上進書的速度，就是明證。而編目組節省下來的人力才得以調至新增的組，使增強讀者服務面的目的得以達成；編目速度增快也使讀者更早看到新書。另一方面，由於圖書館的表現廣獲學校師生肯定，館員也有成就感，並且獲得相當多的回饋，工作不再是無聊的。讀者和圖書館雙方都是贏家。

【註】由於現行大學規程規定任何組織重整，必須在原有人力自行調配的條件下為之，人員的需求無法滿足。

附錄一

圖書館資訊系統組設置計劃

壹、設置緣由

一、案由：

為改善圖書館資訊管理之環境，以提昇服務品質，擬成立資訊系統組，以推展圖書館自動化相關業務。

二、說明：

（一）就現實問題而言

圖書館現有資訊相關設備與日俱增，以電子媒體方式儲存之資料量亦日益龐雜，亟需有專責部門來執行系統建置、維護、規劃、研發、教育訓練、宣導及例行相關作業。

過去採由原編制內人員任務編組與以廠商及電腦中心外部支援的方式，較難有全面策略性的整體規劃，而且對局部問題的處理反應時效，也因原有份內之業務羈絆而缺乏效率。

圖書館將於82會計年度引進耗資近一千萬元之大型自動化系統。此系統之建置、導入，及維持其正常運作之例行作業，攸關日後整體服務品質，確需配置專業技術人員操作管理。

本校校內部分一、二級單位( 如管理學院、大氣物理研究所、物理與天文研究所 )亦有設立電腦中心或電腦室，雖無正式編制之名卻有技術人員之實；而圖書館的服務對象非僅系所或一學院之師生而已，需要有全職編制內工作小組並延攬專業人員之必要性不言而喻。

（二）就現階段國內外發展趨勢而言

國內其它圖書館（如中央圖書館、台大圖書館、成大圖書館）均體認到編制內資訊人員為圖書館發展資訊系統不可或缺的要件，而成立系統資訊組或電腦室等編制。因此這種需求實為大勢所趨。

國外圖書館先進單位，尤其已建立完善整體自動化系統者，多有專屬的電腦部門，並設有系統圖書館員( System Librarian ) 之編制，負責圖書館電腦相關業務的推動。加州州立大學系統，更建立了一個跨校的圖書館部門，其下有一個部職司協調校際圖書館電腦網路系統之運作。

貳、發展目標及任務

一、規劃圖書館資訊發展的策略

二、支援圖書館各組運用資訊設備

三、導入先進資訊技術

四、管理資訊資源，對全校師生提供資訊服務。

五、評估及維持現行運作的圖書館資訊系統，並改善現行系統或開發新系統。

（………………下略………………）

【附註】資訊系統組設置計劃主要由黃大偉主任（時任編目組主任）執筆。

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附錄二

圖書館視聽資料組設置計劃

壹、設置緣由

一、案由：

視聽資料已廣泛運用在教學上，且證實甚具教育成效。為了有效運用視聽設備與資料，並節省全校資源，圖書館擬設立視聽組並籌設視聽資料室，以統籌辦理與管理圖書館之視聽資料，對全校提供視聽方面之服務。

二、說明：

科技的改變日新月異，新的科技產品不斷產生，知識的收存方式及傳佈的途徑隨科技的改變，也逐漸走向多樣化，越來越多的資料，不再以單純的紙本型式發行，各式各樣非書型式的資料隨著學習上的需要而不斷的推陳出新。而視聽資料就是一種影響深遠的資料形式，透過視覺與聽覺的諧調訊息，更可大幅提高教育的效能。所以，視聽資料及其設備為現代化圖書館的基本設施之一。本校圖書館目前尚無這種設施，更應積極籌建。

因此本校圖書館為了擴大服務層面，提高讀者對圖書館的滿意度，擬成立視聽組及視聽資料室，統籌辦理與管理圖書館之視聽資料，對全校提供視聽方面之服務。為了將來視聽資料室能夠充份發揮功能，我們曾特地於規劃之初廣徵全校師生的意見，融合各方的建議，納入規劃設計的理念之中。對於未來的視聽資料室，除了寄望它能提供全校師生一個自由的視聽自修空間外，更希望這樣的一個空間能有助於本校視聽教學的提昇，對教學的效果的提高有所助益。

貳、發展目標

一、提供全校師生一自由開放的視聽學習空間。

二、蒐集、整理視聽資料，提供教學，研究及學習之用。

三、有效管理視聽資料，及推廣視聽教育。

四、提供視聽製作器材運用，及教學媒體製作之技術諮詢。

（………………下略………………）

【附註】視聽資料組設置計劃主要為林麗芳主任（時任閱覽組主任）的手筆。