經驗談--國立中央大學圖書館遷館

陳芷瑛

中大圖書館舊址在歷經了約莫二十個年頭的貢獻,資料量不停成長,樓層空間不敷使用,在在使人寄望新館的新建完成。隨著建築物硬體的落成,接踵而來的就是如何將館內的資料、設備、傢俱、人員有效率、有秩序的順利遷移。對於這種圖書館搬遷工程,日後各單位均有遭遇的可能,茲將本校經驗概述為文,學術性也許不足,卻是一段心血的真實記錄,希望有些參考價值。

壹、背景篇:

1、搬遷區域包括總圖、文學院圖書館、工學院圖書館、管理學院圖書館、理學院各系所圖書室( 資料為現期期刊 )。

2、資料量:圖書約二十八萬冊、期刊合訂本四萬五千冊、報紙合訂本三千冊、現期期刊二千八百種及光碟、縮影等其它類型資料。設備部份則包括各組桌、椅、櫃、箱、及書架( 但不含電腦等精密機器 )。

3、工程時間:八十三年元月十七日動工,二月十九日全部完成( 不含春節假期 )。

貳、經驗談:

1、搬家公司的選擇:經驗是第一考量標準,可向有過經驗的同性質友館詢問,包括品質、速度、效率、配合度、可提供的人員量、搬遷工具的齊全度、價錢等。規模大者以搬家公司較能掌握進度,小區域可考慮使用工讀生。搬家公司估價務必就各區域需搬遷內容逐項明列:包括內容名稱、搬家公司估計人力、工作天數、價錢。

2、價格問題:因與各館條件不同而有別,資料量的多寡、有無電梯、資料散佈區域的多寡、每一區域的資料量( 搬遷設備眾多,資料量小較不經濟 )、搬遷時機是否為市場旺季、路程遠近等因素都直接影響搬遷的價錢。

** 特別注意:搬家公司會在估價時用比較多的人力去估算價錢,但實際作業時則工人數目減少,以此法賺取利潤。

** 因為搬家公對其工人以按日計酬的方式,因此會要求館方延長每日工作時間,若在寒、暑假進行遷館作業,必須有人可配合加班,在現場協調進度或有爭議之問題處理,以及新舊館每日工作結束之閉館事宜。(加班人員以男士為宜)

** 搬家公司若有住宿需要,以在搬遷費用中列入預算為宜,讓他們自行租屋解決,以免其素質參差不齊、衛生習慣、喝酒等問題造成館方困擾,但需提防其對租屋費用的獅子大開口。

3、合約問題:圖書館搬遷不比一般工程,合約條文事關己身權利及規範搬家公司注意事項,如能運用資源蒐羅一些實際合約樣例,可避免漏失及差錯,才能充份保障單位本身的權益避免爭端。

4、人力資源調度:搬遷絕對是動員整館的工程,因之全員參與責無旁貸,但除館內編制外,另須大量工讀生支援,尋求校方總務單位、會計單位等支持,充裕的調度人力是必要的。包括遷館前置作業的調查、資料清點、讀架、資料報廢、架位標示紙張放置、新館書架逐格位置標示、各類型書架標示的製作及放置、資料擺放位置的正確與否,這些工作都需要工讀生的協助。

5、任務編組:視館方的需求而定,通常推派一負責人,其下再依樓層或資料區編組,每一編組成員有館員,再搭配工讀生,每一成員的工作項目及注意事項寫成手冊更佳。每一編組全程負責搬遷前的準備、搬遷時的監督、搬遷後的驗收,會有較佳的合作默契,也方便工作的進度追蹤。

6、時差問題:遷館前必當從事資料量的調查,太早進行造成資料量的誤差,無法正確估算書架量( 尤以圖書各類號增加量最難推算 );晚點進行會較準確,但是務必掌握時間,以免屆時手忙腳亂。

7、各區域資料的整合:如果同一類型資料散佈在眾多區域時,務必事前清楚記錄,否則一但發現有漏網之魚,而又未有足夠的應變空間,慘況可見。而這些散落各處的資料排架次序孰先孰後,均考驗著負責人員的智慧,需知一項事實--紙上作業沒弄好,日後大規
模調架、讀架就不能少,形同第二次搬家,怨聲免不了。

8、利用時間:搬家前可先進行許多工作,而打包資料的對照位址就得耗費大量的人,所謂對照位址是指這項打包物究竟該放在那層樓、那一排、那一座、那一格書架或特定區域裡,打包時與捆裝物放在一起,幫助搬家公司定位與識別之用。這項工作需用大量的紙張及簽字筆,可先張羅備用。

9、溝通各單位:以本館為例,原先規劃包括統計研究所資料的遷回,原以為達成共識而預留空間,搬家預算且均已涵蓋,孰料最後竟遭推翻,耗費人力、物力不說,被迫重新規劃才是嚴重,尤其在分館林立,各擁山頭的單位,事前若有相當共識最好白紙黑字明白記錄以為切結,免生枝節措手不及。

又有另一狀況為:學校政策下有其它的特殊資料典藏需要,要在館內覓專區典藏管理時,這樣的問題,若事前能與校方先行溝通,可避免屆時管理上的困擾,或須重新規劃方能因應的窘境。

10、論件計酬:聘用工讀生支援工作,按照一般學校慣例均為按時計價,齊頭式的平等難有努力以赴的誘因,按件計酬會有意想不到的效率,當然,可明示館方的驗收標準,維持工作的品質,如此支薪皆大歡喜。

11、心理建設:打從知道要遷館起,便知是一連串工作的考驗,身體的忙碌再加上心理的焦慮,每有挫折更不免心生怨懟,主管適時的鼓勵及打氣皆有增強士氣的作用。而館員工作心態不一,能力不一,如何適才適所,公公平平的任務分配而不遭反彈、排斥都是一項難學的藝術。行政主管擁有記功、嘉獎等實質鼓勵的權利,遷館完成可向學校提出是項獎勵。

12、恃吾有以待之:本館在這次搬家經驗中最大的錯誤,首推低估搬家公司的作業速度,以致認為有些工作在搬家過程中可勻出一些人力再去進行,結果是--成了一隻被窮追猛趕的鴨子,反被搬家公司催促還有沒有事情可做,否則可以更快完成整件工程。因此得到一個結論,議價時搬家公司為免延誤完成的處罰會故意拉長作業時間,千萬不要以為真的就需要這麼多時間才可以完成該項工作( 尤其時程安排是一個區域一個區域次第執行時),事前的準備工作還是準時完成它最為保險。

13、現代工具的輔助:搬遷範圍為多區域時,避免負責人員的來回奔波,以及增加聯絡的效率,無線電對講機、大哥大等通信設備若有管道可事先借用,尤其在電話線路因遷館暫時中斷時特別派得上用場。

14、舊館維護:遷館的焦點都放在新館上,因此忽略舊館一些尚未決定要搬與否的設備或家當,比較好的方式是公告週知搬遷期間謝絕各單位「關注的眼光」或是實際的動手行搶,事實上有很多東西在事後才發現可派得上用場,千萬不要發生搬家又同時被搬的糗事,以免自己後悔莫及。

15、關於各家廠商的問題:

a、若有多家廠商同時進行組裝,時間、工作動線及電梯屆時能否負荷的問題。
b、進行同時若有毀損情事,責任歸屬認證問題。
c、遷館完成可要求各家廠商分攤清潔費用→在公開招標廠商時,即需提出此一要求,列入記錄,以免屆時後悔不肯分攤。

16、辦公室部份:一份清楚的空間館室及人員配置表、傢俱設備平面配置圖是必要的,必須注意的問題是設計師會有對傢俱規格估計錯誤的可能,圖面安排與實際作業有誤差時,隨時要有人可以決定應變措施。

搬遷工程牽涉許多技術問題,各館因主客觀條件之不同,無法儘仿一家之模式從而隨之。關於國內圖書館搬遷的文獻不多,他館經驗幫的忙有限,自行摸索應變恐怕是稱不上辦法的辦法。僅為本館遷館留文紀念--謝謝那一段永生難忘的日子。